Самоуправление — это всегда свой путь, комбинация существующих эффективных инструментов в своей мозаике. Нет двух одинаковых компаний, культур и систем управления.

Компания Smart consulting эти изменения задумала давно. В поисках лучших инструментов она прошла через тренинг Сергея Бехтерева "Примерка самоуправления".

Теперь здесь эффективная SMARTократия, которая продолжает развиваться и улучшаться. В этой статье подробности: путь и результат.

© Дмитрий Гоков, основатель Smart Consulting, лид-линк якорного круга

ПРЕДПОСЫЛКИ И ПОИСКИ ЭФФЕКТИВНОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

Smart consulting — команда IT-профессионалов. Сотрудничают с государством и бизнесом. Внедряя IT, освобождают время для главного.

Первым сигналом к тому, что команда готова к изменениям, был перевод компании на дистанционную работу за 1 день без участия первого лица.

Начало пандемии, президент выходит с обращением о переходе на удаленный режим работы и учебы, руководитель Smart consulting в мини-отпуске.

В это время команда самостоятельно принимает решение перевести все рабочие процессы в дистанционный формат и оперативно организовывает переход с соблюдением всех юридических нюансов, техническим обеспечением сотрудников.

Первые предпосылки к пересборке системы управления появились в 2019 году. До этого времени компания работала в классической модели менеджмента, вертикальной иерархии.

В конце 2019 года обнаружилось, что результаты компании оставляют желать лучшего:

• маржинальность на грани окупаемости;

• невозможность выплаты всех бонусов/премий для менеджеров;

• потеря нескольких ключевых проектов;

• отсутствие инициативы от команды;

• не выстроены операционные системные процессы.

Перед компанией стоял выбор — уходить с рынка или начать что-то делать по-другому

Личный слоган лидера: “Меняйся или умри”. — Он был готов к радикальным изменениям и хотел быть их драйвером.

© Дмитрий Гоков, основатель Smart Consulting, лид-линк якорного круга

«Это было чудо, от которого я обалдел!»

В это же время лидер Smart consulting Дмитрий Гоков познакомился с Сергеем Бехтеревым и концепцией интегральных систем управления.

Главный вопрос, который хотел решить для себя Дмитрий — как связать творческую и свободную составляющую самоуправления и трудовое законодательство РФ?

В поездке «Бирюзовый Китай» Дмитрий Гоков нашел ответ. Оказалось, что контур интегральных подходов в управлении, самоуправления и юридический контур могут работать параллельно, не только не мешая, но и дополняя и усиливая друг друга.

Уже на этом этапе стало понятно, что концепция самоуправления — это то, что нужно Smart Consulting.
И уже в январе 2020 года компания прошла тренинг «Примерка самоуправления».

Еще до перехода на самоуправление на стратегической сессии в 2019 году было сформировано понимание:

Самоорганизацию не внедряют, а взращивают. Работая с сознанием людей, помогать им меняться.

Изменения нужно сопровождать подходящими инструментами.

Прежде чем что-то менять, нужно понять, а ЗАЧЕМ.

СЛОЖНОСТИ:

© Дмитрий Гоков, основатель Smart Consulting, лид-линк якорного круга

Cобственный смысл нужно не искать, а создавать.

Ноябрь 2019 – стажировка с «Бизнесом со смыслом» в Китай по бирюзовым компаниям. Уверенность, что вектор трансформации выбран верно. С такими результатами собственных поисков команда пришла на тренинг Сергея Бехтерева «Примерка самоуправления»

Забюрократизированность компании. Начали работу над формированием разумного синего контура.

Оргструктура Smart Consulting (2019)

КАК ПРОИСХОДИЛ ПЕРЕХОД НА САМОУПРАВЛЕНИЕ? ОТ ПЕРВЫХ ШАГОВ ДО РЕЗУЛЬТАТОВ

Система отношений клиент-руководитель-сотрудники

Дефицит лидерской инициативы.

Запоздание управленческого учета. Показатели запаздывали на два месяца, когда было поздно принимать операционные решения, чтобы что-то исправить.

Падение маржи до критичного уровня.

Не смогли защитить бюджет компании на 2020 год. В нем было много гипотетических сделок и мало уверенности.

Результаты стратсессии 2019 года:

1. Определили вектор и принципы развития на год.

2. Появилась роль клиентолог=адвокат клиента. Его задача сделать так, чтобы клиент любил компанию еще больше.

3. Перестроили оргструктуру. Создали что-то среднее между жесткой вертикалью и плоской структурой.
4. Начали формировать мотивацию по механизму KPI и SMART-задач.

5. Задумали переформатировать систему отношений клиент-руководитель-сотрудники

ПОСЛЕ «ПРИМЕРКИ САМОУПРАВЛЕНИЯ»

Самоорганизация – это порядок и прозрачность.

Изучили спиральную динамику.

Нарисовали плоскую оргструктуру.

Определили предназначение. Каждый нашел свое место в кругах.

Участвовали: 40% сотрудников.

ПРИМЕРКА САМОУПРАВЛЕНИЯ

Продолжает меняться система кругов. Это живой организм.

Изменили структуру совещаний. Заменили ЗАСЕДАНИЯ ПРАВЛЕНИЯ на ВСТРЕЧИ ЯКОРНОГО КРУГА.

Сделали их более эффективными. Раньше три вопроса решали час. Теперь 26 вопросов решают за 37 минут.

Повестки к встречам и протоколы стали понятными, наполненными, подготовленными и прозрачными. Каждый понимает объем работ, которые проделаны, и проблемы, которые требуют помощи в решении.

Обучили и продолжают обучать фасилитаторов и секретарей. Это необходимый фокус для достижения амбициозной цели! Их задача: (1) сделать так, чтобы встреча была полезной. (2) зарядить энергией действия, чтобы участники встречи выходили более заряженными, чем когда на неё пришли.

Пересмотрели регламенты, оставили только то, что полезно в работе. Создали первый свод правил: Кодекс СМАРТОкратии.

Начали учиться коммуницировать, слушать друг друга.

Научились работать с возражениями. Тестирую возражения на валидность: если проблема правда вредит или мешает, давай обсудим, если нет – не заполняй эфир.

Сформировали единое инфополе. Все повестки встреч выложены в одном месте Любой сотрудник может прийти на любую встречу и вынести свою проблему.

Запустили культуру учета времени, чтобы люди анализировали чем они занимаются.

Запустили свой софт.

Пересмотрели бизнес-процессы. Разложили их на этапы и проанализировали каждый ли на своем месте.

Визуализировали и геймефицировали внутренние материалы.

Через 3,5 месяца получили качественную мощную модель управления компанией. Система начала экономить время и создала прозрачность.

Прониклись, вовлеклись, поняли, как все работает!

Раньше 3 вопроса решали 1 час
Теперь 26 вопросов – за 37 минут

© Дмитрий Гоков, основатель Smart Consulting, лид-линк якорного круга

Если бы в 2019 году меня спросили: «Как ты представляешь управление твоей компанией». Я бы такой космос, который мы имеем сейчас не смог бы даже нафантазировать.

Обязанности главного бухгалтера предложили взять на себя другому сотруднику. Он согласился, но попросил увеличить значительно зарплату, когда поставленная задача еще не была решена. Позже и этот бухгалтер покинул компанию.

Осталось 2 бухгалтера и один финансист.

Вот!

Шашкой махать и увольнять всех каждый может. Это разве самоуправление?!

Постойте! Не спешите делать выводы. Здесь важно понять, что самоуправление не внедряют. Его взращивают, постепенно работая с сознание людей и их осознанностью. И если люди не готовы к изменениям и отрицают их в самом начале, то ничего хорошего из этого не получится.

Количество аудиторских замечаний снизилось с 15 до 2;

Административный отдел подготовил документы на вынос техники.

Админы перевели инфраструктуру на удаленный доступ.

Людям организовали рабочие места дома.

Март-COVID-удаленка

Ушли на удаленку на неделю раньше приказа. Сотрудники приняли это решение без лидера. Реализовали за 1 день. Это стало проверкой на прочность новой системы управления.

Самоорганизация в консервативной бухгалтерии

Бухгалтерия оказала самое большое сопротивление переменам:

Мы заняты! У нас отчетность! Почему документов нет? Уточненку придется сдавать. Пени надо заплатить. Шесть негритят решили все понять, Один сказал “Да, нафиг!” и их осталось пять.

Метод «10 негритят» от Дмитрия Гокова:

Аудит обнаружил, что 5 бухгалтеров и 1 финансист не могут наладить управленческий учет, снизить количество ошибок в бухгалтерском учете и уменьшить налоговую нагрузку. Поступило предложение поменять некоторые правила, тормозящие процесс учета. Результат: один бухгалтер понял, что не сможет влиться в новую систему управления и уволился.

Пять негритят судейство учинили, Один сказал “Невозможно!” и стало их четыре.

Этап обсуждения изменений: главный бухгалтер не верит, что возможно добиться прозрачного финансового учета и показывать каждый день финансовый результат. С ним пришлось расстаться.

Четыре негритенка пошли искать благое: “Нам дайте больше денег!”. И их осталось трое.

РЕЗУЛЬТАТЫ ВНЕДРЕНИЯ САМООРГАНИЗАЦИИ В РАЗНЫХ АСПЕКТАХ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОМПАНИИ

ИЗМЕНЕНИЯ В БУХГАЛТЕРИИ ПРИВЕЛИ К ТАКИМ РЕЗУЛЬТАТАМ

Кадровый отдел подготовил нужные приказы.

Налоговая нагрузка уменьшилась на 3,77%

Появилась учетная политика.

Сохранили 2% маржи за счет оптимизации налогового и бухгалтерского учета.

Закрытие месяца происходило до 20 числа каждого без задержек.

Сократили бумажный архив с 80% до 5%.

Оптимизировали внутренний документооборот на 50% (в часах)

РЕЗУЛЬТАТЫ ВНЕДРЕНИЯ САМООРГАНИЗАЦИИ В РАЗНЫХ АСПЕКТАХ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОМПАНИИ

ЛИЧНЫЕ ВЫВОДЫ

Проджекты разложили проект на молекулы.

Вывод: чтобы получить другой результат надо совершать другие действия.

Действия: Загрузка ресурсов сейчас 130-150%. Но несмотря на это каждый руководитель проекта выделил 30 минут в день в начале дня на себя (чтение, медитация) и 30 минут в конце дня на разминку для мозгов.

Результат: высокая динамика изменений.

НОВЫЕ ПРОБЛЕМЫ

1. Много разных инструментов ведения протоколов. Компания в них утонула.

2. Все осознали, что живые метрики лучше, чем мертвые отчет. Команды генерили по 50-60 метрик на ежедневное отслеживание. Секретари сходят с ума.

3. Мультироли. Люди выбрали себе много ролей, все занимаются чем угодно.

4. Ковид и физическая изоляция людей поставили новые вызовы.

5. Cофт, который есть на рынке, не подошел для решения этих проблем.

Тотальный учет рабочего времени. Не слежка, а самостоятельное списание своего времени по кругам, ролям и обязательствам, на которые ты потратил свое время. И это выявило много несоответствий ролей, обязательств и реальных действий. Т.е. либо ты не на своей роли, либо делаешь что-то не свое. Смогли точно посчитать, сколько стоят то или иное обязательство или задача. Люди стали осознаннее относиться к своим обязанностям.

Лайфхак: Во время совещаний система автоматически считает, сколько эта встреча длится и сколько она стоит в деньгах (из расчета стоимости рабочего времени каждого участника). Таким образом, каждый понимает, насколько эффективно потрачены деньги.

Сформировали культуру коммуникаций. В IT-экосистеме собрана вся информация о деятельности команды. Она живая и хорошо визуализирована.

Создали цифровой профиль каждого сотрудника, в котором содержится в том числе информация о том, какие навыки и компетенции у него прокачаны.

Интергировали все сервисы и трекеры задач в единую систему. Создали единое инфополе, которое генерится автоматически.

НОВЫЙ МИР

Создана культура ролей в новом софте. Прозрачность. Все могут найти всех в системе.

Потеря числа сотрудников из-за новой системы управления – 7%

Рост NPS по итогам года: с 38% (2019) до 53% (2020 год)

Рост выручки: +47%

БИЗНЕС-РЕЗУЛЬТАТЫ 2020

Прирост числа сотрудников 23%

КРИТЕРИИ УСПЕХА

БИЗНЕС-РЕЗУЛЬТАТЫ 2023

Компания принадлежит команде. Вовлечены все.

Маржинальность в районе 25%, рост бизнеса в 1,8 раза

Узнайте про результаты настройки собственной системы управления в 2020 году в этом видео

ОШИБКИ

Эволюция кругов Smart Consulting

Оказали государству IT-услуги на сумму > 500 000 000 р.

Работали с 32 субъектами РФ

Получили федеральные проекты

Уникальная система управления

Цифровые следы вместо руководителей

Модель учёта, в которой все подразделения доходные

Smart consulting завершили 2023 год с высокими результатами:

• 26 кругов, 80+ ролей

• Глубина не более 2 уровня (позволяет четко и понятно строить отношения между кругами)

• Настроен управленческий учет

• Интеграция с agile-логикой

Что важно: у команд есть возможность применять те фреймворки, которые помогут реализовывать миссию круга.

Например, производственное подразделение, которое создает IT-продукты, может самостоятельно формировать свои правила игры для того, чтобы максимально круто выполнять свои функции, а не втискивать свою деятельность в управленческие рамки компании — соблюдая при этом базовые принципы SMARTократии.

За 4 года работы в интегральной операционной системе SMARTократия несколько раз менялась организационная структура компании. Происходила естественная и гибкая эволюция кругов.

Это отличительная особенность круговых структур — они не привязаны к штатному расписанию, юридическому контуру, а адаптируются под текущие потребности компании, под базовые принципы, которые закладываются на разных этапах развития бизнеса.

ЕСЛИ ВЫ СМОТРИТЕ В СТОРОНУ САМОУПРАВЛЕНИЯ, ДЛЯ ВАС ЭТО НАПУТСТВИЕ

Короткое видео о балансе всех контуров управления

Константин Никитин, Мастер перемен Smart Consulting

Константин Никитин отвечает в Smart consulting за изменения, его роль так и называется — Мастер перемен. Он поделился основными ориентирами, на которые важно опираться, если вы рассматриваете настройку самоуправления в своей компании.

Соблюдайте баланс контуров

Безусловно, контур смыслов очень важен, но на одной творческой, смысловой энергии не построить систему. Путь к самоорганизации состоит в том, чтобы постоянно балансировать, переделывать, достраивать, соединять все контуры.

У самоорганизации нет конечного состояния

Это всегда Путь, во время которого ты пересматриваешь подходы, делаешь выводы, идешь в другую сторону. И вот так, итерациями, постоянно находишься в этом процессе. Если вы ставите себе цель внедрить самоуправление, не ждите, что это произойдет раз и навсегда.

Не копируйте решения, а подхватывайте идеи

Попытки что-то скопировать всегда вызывают отторжение. Чаще всего то, что прижилось у одних, не приживается у других. Гораздо правильнее и выгоднее заражаться идеями, подхватывать инсайты и адаптировать их под себя.

ЧЕК-ЛИСТ ПРОВЕРКИ КАЧЕСТВА СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПО МЕТОДОЛОГИИ SMART CONSULTING

Смотрите подробный обзор трансформаций в SMART Consulting, а также в банке Точка и КОТЭС Инжиниринг на мультистажировке

Ответьте только ДА или НЕТ на 8 утверждений.

Наблюдаете ли вы ЭТО в вашей компании?

• Наличие излишней забюрократизированности

• Признаки финансовой стагнации

• Повышенные затраты на менеджмент среднего и высшего звена

• Дефицит лидеров в командах

• Низкая инициативность «снизу»

• Длительные и малопродуктивные совещания

• Низкая скорость принятия решений

• Наличие твёрдого желания у лидера компании внедрить радикальные изменения и готовность выступать их драйвером

Чем больше ДА, тем трухлявее текущая система управления. Тем сильнее нужно задуматься о переменах.

Кейсы настройки регулярного менеджмента и собственной системы управления

Мы собрали для вас лучшие практики успешных компаний со всего мира!

Альфа-Банк, Казахстан

Альфакратия

Smart Consulting

Смартократия. Как внедрить самоуправление за 9 месяцев

Комус

ЛЦ-кратия (логистика)

Котэс

Энергетика

Virtex-Food

ЛЦ-кратия (логистика)

Ростелеком

Практика применения самоуправления в Ростелеком

Aubakirova School

Практика применения самоуправления в сфере частного образования

Слово Жизни

Практика применения самоуправления в некоммерческой организации

ПЭК

ПЭКократия

BAZA Development

BAZAкратия